dialog EDV»Produkte»Module»Angebote, Aufträge, Rechnungen

Angebote, Aufträge, Rechnungen Drucken

Einsatzgebiete

  • Kaufmännische Abwicklung in Auftragslaboratorien
  • Organisation der Laboraufträge
  • Verwaltung der Auftragsvergabe an Fremdlabore
  • Kostenkalkulation (Vor- und Nachkalkulation)
  • Aufwandskontrolle

Vom Angebot zur Zahlung

Ein Angebot ist schnell erstellt

Mit dem Angebots-Modul erstellen Sie schnell und einfach Angebote. Dabei werden für die Kalkulation die Artikelstammdaten mit Preislisten - auch kundenindividuelle - herangezogen. Soll der Kunde einen Gesamtangebotsrabatt bekommen? Oder erhält er auf einzelne Positionen einen Positionsrabatt? Alles kein Problem. Angaben zu den Rechnungs- und Zahlungskonditionen sowie zur Angebotsgültigkeit runden das Angebot ab. Dieses kann dann direkt gedruckt oder z.B. als PDF per E-Mail versendet werden. Die Wiedervorlagefunktion stellt sicher, dass ein späteres Nachhaken beim Kunden nicht vergessen wird.

Der Auftrag organisiert das Labor

Mit einem einzigen Klick wird ein Auftrag aus einem Angebot erstellt und dabei alle relevanten Angebotsdaten automatisch übernommen. Das Angebot ist aber nicht zwingend notwendig; man kann auch einen Auftrag ohne Angebot anlegen. Dann müssen allerdings die Daten manuell eingetragen werden. Mit den Angaben zum Auftraggeber, zum Rechnungsempfänger und zur Lieferanschrift stehen drei verschiedene Adresszuordnungen parat.

Neben der Erfassung von beauftragten Leistungen (Artikel mit  Preisinformation) dient der Auftrag der Steuerung der Labortätigkeiten. Aus einem Auftrag heraus können mehrere Laboraufträge generiert und die Zuordnung zu der beauftragten Laborabteilung gesetzt werden. Unterauftragsvergabe, z.B. für die Weitergabe einer Probe an ein Fremdlabor werden hier ebenfalls verwaltet. Alle Probeninformationen aus den verschiedenen beteiligen Laborabteilungen werden übersichtlich dargestellt, bis hin zu den Details der Ergebniserfassung.

Es steht eine spezielle Funktion zur Verfügung, mit der auf Knopfdruck aus den dem Auftrag zugeordneten Proben und deren Untersuchungsumfängen automatisch passende Auftragspositionen erzeugt werden können. So kann später genau das abgerechnet werden, was geleistet wurde, unabhängig vom Angebot und der Beauftragung.

Daneben können Stundennachweise für alle Arbeiten an dem Auftrag von den Mitarbeitern erfasst werden. Die übersichtliche Auswertung dieser Daten ermöglicht eine Gegenüberstellung des Aufwandes (Kosten) mit dem Auftragsumsatz. Zusammen mit den sonstigen direkten Kosten für die Labortätigkeiten zu einem Auftrag (z.B. Verbrauchsmaterialien) kann eine genaue auftragsbezogene Kostenauswertung erfolgen. Per Auswertungs-Modul ist dann eine Deckungsbeitragsrechnung schnell erreichbar.

Neben diesen ganzen Möglichkeiten können zusätzlich alle sonstigen Aktivitäten, die einen Auftrag betreffen (z.B. Telefonate, Besprechungen, E-Mails etc.) geordnet in der Aktivitätenliste am Auftrag verwaltet werden. So geht keine Information verloren und jeder Mitarbeiter ist sofort und umfassend über den Stand der Arbeiten eines Auftrags informiert.

Rechnungen zeitnah schreiben

Für einem Auftrag kann man auf Knopfdruck eine Rechnung oder Teilrechnung erzeugen, diese ausdrucken oder per E-Mail versenden. Rechnungen sollten allerdings bei E-Mail-Versand digital signiert werden.

Das Ausweisen unterschiedlicher Umsatzsteuerbeträge ist ebenso möglich, wie die Erzeugung umsatzsteuerfreier Rechnungen. Das alles unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer-ID des Kunden, des Steuersatzes und der Steuerart.

Und sollte es mal notwendig werden, dann ist ebenso schnell eine Gutschrift oder ein Storno generiert und versendet.

Zahlungen regelmäßig kontrollieren

Zahlungseingänge  werden direkt am Auftrag festgehalten, auch Teilzahlungen. Und sollten die Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen, so kann direkt eine Mahnung erzeugt und versendet werden.

Katharina Hubrich Softwareentwicklung

Infos:

+49 511 985940-10
Mo-Fr: 09:00 - 16:00 Uhr

info@dialog-edv.de
zum Kontaktformular

Positionenseite einer Rechnung
Proben können über einen Assistenten direkt im Auftrag angelegt werden

Features

Angebot

  • Berücksichtigung von allgemeinen Kundenrabatten oder kundenindividuellen Preislisten
  • Freie Eingabe von Positionsdaten möglich (Bezeichnungen, Rabatte, Preise, etc.)
  • Versand des Angebotes per E-Mail, Fax oder Ausdruck
  • Kostenkalkulation
  • Zuordnung zu einem Projekt
  • Workflow mittels Angebotsstatus
  • Wiedervorlage

Auftrag

  • Schnellanlage eines Auftrags aus einem Angebot
  • Erzeugung von Aufträgen ohne Angebot
  • Erzeugung von Auftragspositionen aus den zugeordneten Proben (Laboraufträgen)
  • Auftragsbestätigungen direkt per E-Mail versenden
  • Generierung und Gruppierung von Laboraufträgen und Proben zum Auftrag
  • Übersichtliche Darstellung aller Analyseergebnisse aller Laboraufträge zum Kundenauftrag in einer Kreuztabelle
  • Massenanlage von Proben, Kopierfunktion
  • Verteilung der Proben auf Laborabteilungen und Fremdlabore
  • Pflege aller Aktivitäten am Auftrag
  • Eingabe von Stundennachweisen: Nachkalkulation des Aufwands
  • Kostenkalkulation: Erfassung und Auswertung der Kosten pro Auftrag und Gegenüberstellung mit dem Umsatz
  • Zuordnung zu einem Projekt
  • Workflow mittels Auftragsstatus

Rechnung

  • Erzeugung von Teil-, Gesamt- und Abschlussrechnungen direkt aus einem Auftrag
  • Erzeugung von Rechnungen ohne Auftrag
  • Lieferscheine
  • Abrechnung von Proben auch ohne Auftrag möglich
  • Automatische Berücksichtigung der korrekten Umsatzsteuersätze auch für europäisches und internationales Ausland
  • Schnittstelle zur Übertragung der Rechnungsdaten an andere EDV-Systeme (DATEV, SAP)
  • Versand der Rechnungen per E-Mail mit digitaler Signatur oder Ausdruck

Zahlung und Mahnung

  • Zahlungskontrolle
  • Teilzahlungen
  • Erstellung von Mahnungen, Versand auch per E-Mail
  • Gutschriften
  • Stornos

Artikel

  • Optionen zum automatischen Gruppieren von Artikeln für Analysen, Produkte und Prüfpläne
  • Ausblenden des ausgewiesenen Preises
  • Preislisten, auch kundenindividuelle
  • Artikelgruppen, Artikelkategorien
  • Sammelartikel