Angebote erstellen, Aufträge bearbeiten, Proben zuordnen,  Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen verwalten und kontrollieren

Zur Unterstützung der kaufmännischen Aufgaben stellt diaLIMS mehrere Module zur Verfügung, mit denen sich alle Anforderungen aus diesem Bereich erfüllen lassen:

• Angebote
• Aufträge
• Bestellungen
• Rechnungen
• Zahlungen und Mahnungen
• Artikel
  

Im einfachsten Anwendungsfall dient ein Auftrag einfach nur der Gruppierung von Proben, quasi als Klammer. Dazu können bereits existierende Proben aus der Probenverwaltung einem Auftrag zugeordnet werden, oder es werden neue Proben direkt in der Auftragsverwaltung generiert. Diverse Informationen aus dem Auftrag werden dabei automatisch in die neu generierten Proben übernommen, z.B. der Prüfumfang, sofern dieser für alle Proben identisch sein soll. Zur Erzeugung von Proben können auch Referenz- oder Schablonenproben herangezogen werden, was sehr viel Zeit spart.

Über eine komfortable Filterfunktion können existierende Aufträge nach beliebigen Kriterien (z.B. alle Aufträge mit nicht erledigten Untersuchungen) gesucht und mit ihren Grundinformationen tabellarisch dargestellt werden.

Die Freigabe (Abschluss) der Aufträge erfolgt über ein mehrstufiges Konzept. Vor der Freigabe eines Auftrages sollten die enthaltenen Proben freigegeben werden. Die Freigabe der Proben wiederum erfolgt auf Basis einzelner Analysen oder Analysegruppen.
Ein Auftrag kann aber auch ein Dauerauftrag sein, der über einen sehr langen Zeitraum läuft und zu dem immer wieder neue Proben erzeugt werden. In diesem Fall wird der Auftrag selbst nie freigegeben. 


Neben der Gruppierung von Proben können über einen Auftrag alle kaufmännischen Aufgaben erledigt werden. Bei der Erstellung eines Angebotes (geplanter Auftrag) oder der Erstellung eines neuen Auftrages können diverse Informationen vermerkt werden, wie z.B. Angebots-empfänger, Auftraggeber, Rechnungs-empfänger, Lieferanschrift, Verteiler, Projekt, Priorität u.s.w. Außerdem erfolgt hier die Zuordnung von Auftragspositionen. Als solche können alle Artikel zugeordnet werden, die in der Artikelverwaltung gepflegt und gültig sind. Dazu gehören Produkte, Analysen, Prüfpläne und sonstige Leistungen, wie z.B. die Probennahme. Die Verwaltung von Sonderartikeln z.B. mit besonderen Rabatten oder Packetpreisen ist ohne weiteres möglich. Auch kundenindividuelle Preislisten können im System hinterlegt werden.

Bei der Auswahl eines Artikels werden alle relevantern Artikelinformationen sowie die passenden ggf. kundenindividuellen Preise angezeigt und dienen dem Bearbeiter als Entscheidungshilfe. Der Bearbeiter kann dann sofort erkennen, dass es z.B. einen günstigeren Paketartikel gibt und wählt diesen aus.
Es steht eine spezielle Komfortfunktion zur Verfügung, mit der auf Knopfdruck aus den dem Auftrag zugeordneten Proben und deren Untersuchungsumfängen automatisch passende Auftragspositionen erzeugt werden können.

Nachdem alle Positionen angelegt wurden, kann auf Knopfdruck ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung im ansprechendem Layout auf Firmenpapier ausgedruckt werden. Zu einem beliebigen Zeitpunkt kann für einen Auftrag eine Rechnung oder Teilrechnung erzeugt werden. Dabei werden die Auftragspositionen in die Rechnung übernommen und können hier noch manuelle korrigiert werden. Alle eingehenden Zahlungen und Teilzahlungen werden protokolliert und bei Überschreitung der Zahlungstermine kann eine entsprechende Mahnung in einer der drei Mahnstufen ausgelöst werden. Die Verwaltung der eigenen Bestellungen gegenüber Lieferanten wird im Modul Bestellungen vorgenommen. Hier werden alle Bestellungen und Anlieferungen mit den Bestellpositionen und Lieferpositionen gepflegt.